Open topic with navigation

Importeren stamgegevens

Prodin-P3 biedt u de mogelijkheid om een groot aantal stamgegevens geautomatiseerd te importeren vanuit iedere database. Het scenario 'Importeren stamgegevens' is onderstaand schematisch weergegeven.

De import van stamgegevens is opgebouwd uit twee stappen die direct na elkaar uitgevoerd worden:

• Kopiëren van een bestaand record naar het nieuwe record

Voordat u geautomatiseerd gegevens kunt importeren, maakt u handmatig minimaal één record van de betreffende stamgegevens aan (bv. één artikelnummer). In de Excel worksheet geeft u aan van welk record er gekopieerd moet worden. Door het aanmaken van bijvoorbeeld meerdere kopieerartikelen heeft u de mogelijkheid om snel en eenvoudig onderscheid te maken tussen enerzijds koop- en maakdelen en anderzijds tussen voorraaddelen en ordergerichte artikelen.

De Excel worksheet moet u altijd opslaan als text (Tab delimited) (*.txt).

Bij het importeren van het txt-bestand heeft u twee varianten:

• Het txt-bestand heeft u reeds op de Prodin-P3 server neergezet. U kunt nu direct de pathnaam op de Prodin-P3 server ingeven. De verwerking wordt direct vanuit dit bestand opgestart.
• Het txt-bestand staat nog niet op de Prodin-P3 server (bijvoorbeeld lokaal op uw PC). Prodin-P3 kopieert nu zelf het txt-bestand m.b.v. FTP naar de P3 server waarna de verwerking gestart wordt.

• Updaten van de velden van het nieuwe record met de waarden uit de Excel worksheet

Nadat het record één op één gekopieerd is naar het nieuwe record met nieuw nummer, worden de specifieke gegevens voor dit record ge-update. In de Excel worksheet geeft u aan welke velden ge-update moeten worden (bijvoorbeeld omschrijvingen, NAW gegegevens, et cetera). Indien u geen wijzigingen voor het betreffende veld aangeeft, wordt deze ongewijzigd overgenomen van het gekopieerde record.

Bij het updaten c.q. importeren van de velden hanteert Prodin de onderstaande uitgangspunten:

Alfanumerieke velden

Indien in de Excel worksheet een tekst staat die langer is dan de maximale lengte van dit veld in Prodin, wordt het veld wel ge-update, maar wordt het veld op de maximale lengte afgekapt. Dit wordt vermeld op het verslag.

Let op dat als u in een alfanumeriek veld voornullen wilt gebruiken (bv. voor een artikelnummer) u dit veld in Excel ook als tekstveld instelt (anders haalt Excel namelijk de voornullen weg).

Numerieke velden

Indien in de Excel worksheet een getal staat dat niet binnen de toegestane waarden van dit veld in Prodin valt, wordt het veld niet ge-update. Dit wordt vermeld op het verslag. Als decimaal scheidingsteken hanteert Prodin een . (punt).

Datumvelden

Het formaat van datumvelden is in principe jjmmdd (bv. 061231 voor 31 december 2006) tenzij dit bij de expliciet anders is aangegeven. Houdt u er svp ook rekening mee om de datumvelden in Excel als tekstveld in te stellen in verband met de voornul (zie ook de alfanumeriek velden).

Verwijzing naar een tabel

Dit heeft betrekking op velden die bijgelezen worden uit een andere tabel (zoals bijvoorbeeld de landcode). Indien in de Excel worksheet een waarde staat die niet in de betreffende tabel aanwezig is, wordt het veld niet ge-update. Dit wordt vermeld op het verslag.

Voor het importeren van onderstaande stamgegevens is standaard programmatuur beschikbaar:

Copyright © 2001 - 2023, Prodin Business Solutions B.V., All rights reserved